Víctor responde: Cómo lograr una comunicación fluida y eficiente en la empresa

La comunicación es uno de los aspectos más complejos pero al mismo tiempo más importante de nuestras vidas. Por ejemplo, no me canso de repetir que la calidad, cantidad y eficacia de la comunicación determina la calidad de nuestras relaciones, tanto en el ámbito profesional como en el personal. Y la calidad de nuestras relaciones, especialmente las familiares, influyen y de qué manera en la calidad de nuestras vidas.

Se trata de un área que trabajo continuamente en las empresas, porque además, la comunicación influye directamente en la toma de decisiones y cada decisión puede cambiar el rumbo de la empresa. Por ejemplo, un objetivo de muchos equipos directivos y familias empresarias es conseguir una comunicación fluida y eficiente, pero ¿cómo se consigue?

El primer paso para cualquier objetivo es poder definirlo de forma clara y medible. No basta con decir que queremos mejorar la comunicación, hay que concretar el qué, cuánto y cómo se va a mejorar. En este post comparto contigo los 4 criterios más frecuentes que empleo en las empresas para tangibilizar la fluidez y eficacia de la comunicación y a partir de ahí marcar objetivos y estrategias concretas de mejora.

FORMATOS DE COMUNICACIÓN.

Hay muchas formas de hacerlo pero yo tiendo a simplificar la comunicación dentro de la empresa en 4 formatos, dos formales y dos informales. Los dos formales, mediante reuniones, me refiero a las juntas de dirección para tratar temas estratégicos, y las reuniones operativas para tratar temas relacionados con la actividad del negocio. Los dos informales son las conversaciones diarias (ya sean presenciales o telefónicas) y la comunicación escrita (ya sea por email, WhatsApp, etc.).

CANTIDAD DE COMUNICACIÓN.

La cantidad ideal de comunicación para cada uno de los formatos variará en función de las necesidades y tamaño de cada empresa. A título orientativo:

  • Juntas de dirección: 1 reunión mensual de 2 horas
  • Reuniones operativas: 1 reunión semanal de 20 minutos
  • Conversaciones diarias: 20 conversaciones de 2 minutos (40 minutos diarios)
  • Comunicación escrita: 60 mensajes de 1 minuto (WhatsApp) más 12 emails de 5 minutos (2 horas diarias en comunicación escrita)

Limitar la cantidad de tiempo que dedicas a cada formato de comunicación te puede ayudar a una mejor organización y gestión de tu tiempo lo que se traducirá en una mayor productividad.

CALIDAD DE LA COMUNICACIÓN.

La calidad la defino a partir de ciertos atributos. Por ejemplo, una comunicación de calidad 10 la defino como tranquila, agradable, cercana y útil, mientras que la calidad de nivel 1 sería la tensa, incómoda, agresiva, distante o inútil.

EFICACIA DE LA COMUNICACIÓN.

La eficacia está relacionada con la consecución de resultados, en consecuencia una eficacia 10 significa que de cada 10 comunicaciones en las 10 conseguimos los resultados esperados.

MEDICIÓN DE SITUACIÓN ACTUAL.

A partir de los criterios anteriores, cada persona expone en qué nivel del 1 al 10 considera que está la comunicación actual del equipo y explica su valoración. Con la media de todos los niveles expuestos por los integrantes del equipo, sacamos una nota media actual y marcamos un objetivo de mejora a 3 meses, definiendo los formatos y aspectos a mejorar por cada uno. Tras esta conjura conjunta solo queda ponerse en acción y reunirnos periódicamente para evaluar progresos y plantear próximos pasos.

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Ponte en contacto con Víctor Pacheco en el 693 816 444 o envíale un mail a vpacheco@activatalento.com

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